Experience and skills required for the job
- لغه انجليزيه ممتازه
- دبلوم في السكرتارية التنفيذية أو بكالوريوس في إدارة الأعمال
- خبرة 3 سنوات
- معرفة جيدة بنظم الأرشفة الالكترونية.
- القدرة على إدارة تكنولوجيا المعلومات.
Job duties
- إدارة التقويم وجداول الاجتماعات والمقابلات للرئيس التنفيذي وترتيب مواعيده.
- استقبال المكالمات والمراسلات الواردة والعمل بشكل مستقل عندما يكون ذلك ممكناً.
- إعداد متطلبات الاجتماعات للرئيس التنفيذي وتحضير جداول الأعمال ذات الصلة وتوفير المعلومات والمستندات الخاصة بها.
- إعداد مذكرات تبين وتوضح السياسات والإجراءات الإدارية للعاملين في مجال الإشراف، وترصد إتمام المهام.
- ترتيب البرامج والأحداث أو المؤتمرات عن طريق ترتيب المرافق والأدوات وإصدار المعلومات أو الدعوات أو التنسيق مع المتحدثين.
- يحافظ على علاقات جيدة مع العملاء والجمهور، والشركات التابعة والجهات الحكومية.
- يستجيب لكافة الاستفسارات المقدمة من الرئيس التنفيذي وتوصيل هذه الاستفسارات إلى الأفراد ذوي الصلة في الشركة أو خارجها.
- إعداد التقارير والسجلات مثل الإشعارات وجدول الأعمال وقرارات اجتماعات الشركة ويقوم بحفظ متميز لوثائق وسجلات الشركة.
- يدعم الشئون الشخصية للرئيس التنفيذي من خلال تيسير الاتصالات واجتماعات الأعمال التجارية والسفر.
- يقوم بتدوين الملاحظات ويعد المراسلات والتقارير السرية وغيرها من الوثائق المعقدة.
- يستعرض ويلخص جميع المراسلات مع مكتب الرئيس التنفيذي من داخل وخارج الشركة.
- أداء الواجبات المكتبية العامة مثل ترتيب اللوازم والحفاظ على السجلات وإدارة نظم وقواعد البيانات والأعمال الأساسية وحفظ الدفاتر.
- استقبال وفرز وتوزيع المراسلات الواردة بما في ذلك رسائل الفاكس والبريد الإلكتروني.
- التنسيق بخصوص صيانة الأجهزة الحاسوبية وملحقاتها وتركيبها وتعريفها وتشغيلها بما يخدم متطلبات مكتب الرئيس التنفيذي.
- المحافظة على سلامة المعدات والأجهزة الخاصة بمكتب الرئيس التنفيذي ومتابعة برامج الصيانة الدورية والتحديثات.
- المحافظة على سرية البيانات والتقارير الخاصة بأعمال الشركة.
- الاجابة على استفسارات المراجعين سواءً من موظفي الشركة أو الزوار والمتعلقة بأعمال الرئيس التنفيذي.
القيام بأي مهام أو مسؤوليات أخرى بناء على تكليف من الرئيس التنفيذي.
